Kehittämishaaste

Valitsemamme kehittämishaaste koskee perehdyttämistä. Idea tähän haasteeseen tuli yhden ryhmän jäsenen ystävältä, joka työskentelee henkilöstöjohtajana pk-yrityksessä. Yritys on erikoistuneen rakentamisalan palveluyritys, joka tarjoaa asiantuntija- ja urakoitsijapalveluita isännöitsijöille, rakennusliikkeille ja yksityisasiakkaille.

Rekrytointivaiheessa valmiita osaajia alalle on tällä hetkellä hyvin vähän tarjolla ja tästä syystä perehdyttämisen tarve on suurta. Miten perehdyttämisprosessista saataisiin kattava niin, ettei se söisi liikaa resursseja. Perehdyttämisen lisääntyvä tarve ja siihen liittyvät haasteet ovat varmasti laajemminkin käsillä oleva haaste henkilöstöjohtamisen osalta, joten aihe on siltä kannalta varmasti ajankohtainen. Kyseisen yrityksen osalta ajankohtaisuutta lisää vielä rakentamisen toimialan kuumeneminen, joka näkyy entistä enemmän tekijävajeena ja kasvattaa näin entisestään perehdyttämisen tarvetta, kun osaava henkilökunta on vähissä.

Tilanne nyt

Toimeksiantaja yrityksellä on halu kasvaa ja heillä on jatkuva tarve uusien tekijöiden rekrytointeihin erilaisiin tehtäviin. Yrityksessä koetaan, että heidän työnsä vaatimuksia vastaavia henkilöitä on erittäin haastava löytää valmiina osaajina, vaan he joutuvat pääsääntöisesti rekrytoimaan tiettyjen kelpoisuusvaatimusten pohjalta henkilöitä, joista lähdetään perehdytyksen kautta kouluttamaan erityisalan asiantuntijoita ja osaajia.

Perehdytysprosessi koetaan hitaana ja se tuntuu vievän tällä hetkellä enemmän resursseja, kuin mitä siihen on mahdollista laittaa. Yritys on yrittäjävetoinen ja haastattelemamme henkilöstöjohtajan havaintojen mukaan johdossa elää ajatus, että työntekijöiden tulisi osata hyvin laajasti kaikki yrityksen toimintoihin liittyvät asiat, kuten yrittäjä itsekin on osannut ja hoitanut. Mitä keinoja olisi nopeuttaa perehdyttämistä, jotta henkilö saataisiin nopeammin tuottavaan työhön? Missä menee raja tarvittavalle perehdytykselle ja myöhemmin kokemuksen kautta tapahtuvalle oppimiselle? Miten henkilöä saataisiin paremmin sitoutettua jo perehdytyksen aikana yritykseen, jotta vältyttäisiin yrityksen kokemilta ikäviltä tilanteilta, jossa perehdytyksen loppuvaiheilla työntekijä vaihtaakin työpaikkaa ja kaikki käytetyt resurssit menevät hukkaan.

Kehittämisprojektissa tuomme yritykselle ideoita ja malleja, joilla perehdytysprosessia saisi kevennettyä organisaation kannalta, mutta joilla kuitenkin pystytään turvaamaan riittävä perehdytys yksittäisen työntekijän kannalta.

Perehdyttäminen

Perehdyttämisellä tarkoitetaan toimenpiteitä, joilla uusi työntekijä tutustutetaan uuteen työpaikkaan, sen tapoihin ja ihmisiin sekä työhön liittyviin odotuksiin. Perehdyttämiseksi mielletään myös työnopastus, jossa puolestaan tutustutaan paremmin itse työtehtävään ja siihen liittyviin asioihin. (Laura Ahokas, Jukka Mäkeläinen, 2013) 

Kuvassa esitetään viiden askeleen menetelmä perehdytykseen. (Kuvan lähde: Työturvallisuuskeskuksen digijulkaisu - Perehdyttäminen ja työnopastus - Ennakoivaa työsuojelua)

Työntekijän perehdyttäminen on lakisääteinen prosessi, josta on säädetty esimerkiksi työturvallisuuslaissa. Työnantajan tulee antaa työntekijälle riittävät tiedot työpaikan haitta- ja vaaratekijöistä sekä huolehtia siitä, että työntekijä perehdytetään riittävällä tasolla työhön, työpaikan olosuhteisiin, työ- ja tuotantomenetelmiin, työssä käytettäviin työvälineisiin ja niiden oikeaan käyttöön, sekä turvallisiin työtapoihin erityisesti ennen uuden työn tai tehtävän aloittamista tai työtehtävän muuttuessa. Edellä mainitut toimet hoidetaan työntekijän ammatillinen osaaminen ja työkokemus huomioon ottaen. (Työturvallisuuslaki 738/2002, 2 luku 14 §.)

Perehdyttämisen tulisi olla ennalta suunniteltua ja hyvin organisoitua. Kun uusi työntekijä tulee taloon, niin hänelle tulisi välittyä tunne, että häntä on todella kaivattu ja odotettu. Ennakolta selkeästi suunniteltu rakenne perehdyttämisessä, jota muokataan työtehtävän ja työntekijän mukaisesti, parantaa työnantajamielikuvaa ja vaikuttaa osaltaan perehdyttämisprosessin yhdenlaatuisuuteen ja tasapuolisuuteen. Tällä on myöskin yrityksen prosessien kehityksen kannalta valtava vaikutus. Kun perehdyttämisprosessikin on ennalta suunniteltu ja suunnitelmaa toteutetaan, niin jälkikäteen voidaan arvioida suunnitelman toimivuutta ja tehdä tarvittavia korjauksia siihen.

Perehdyttämisellä on myös todettu olevan vahva vaikutus työntekijän sitouttamisessa yritykseen. Eräässä tutkimuksessa on todettu, että suunnitelmallisen perehdytyksen läpikäynti kasvattaa 58 % todennäköisyyttä sille, että työntekijä on vielä kolmen vuoden päästä yrityksen palveluksessa. (Wynhurst Group, 2007) Tämä on erittäin tärkeä asia yrityksen kannalta, koska uuden työntekijän rekrytointi ja perehdyttäminen on erittäin kallis prosessi. Joidenkin arvioiden mukaan uuden työntekijän rekrytoinnista ja perehdytyksestä aiheutuisi yritykselle, jopa kaksinkertaiset kustannukset työntekijän vuosipalkkaan nähden. (Annina Eklund, 2020)

Kehittämisehdotus

Perehdyttämissuunnitelma

Lähdemme kehittämisehdotuksessamme liikkeelle perehdyttämissuunnitelman laatimisesta. Yrityksessä pitäisi aluksi miettiä perehdyttämisen tavoitteet. Onko tavoitteena esimerkiksi mahdollisimman nopea työtehtävän oppiminen, nopea tuottavuus tai pitkäaikainen sitoutuminen?

Tavoitteiden pohjalta laaditaan perehdyttämissuunnitelma, jossa määritellään mm. kuka vastaa perehdyttämisestä, mitä asioita pitäisi käydä läpi, karkea aikataulu asioiden läpikäynnille, miten perehdytys käytännössä toteutetaan ja kenelle perehdytys on suunniteltu. (Annina Eklund, 2020)

Suunnitelman runko rakennetaan asioista, jotka koskevat kaikkia uusia työntekijöitä ja sitä täydennetään perehdytettävän työntekijän ja työtehtävän mukaisesti. Mikäli esimerkiksi johonkin työtehtävään rekrytoidaan usein uutta työvoimaa, voisi tätä tehtävää silmällä pitäen jalostaa valmista suunnitelmaa, jolloin saadaan tehokkuutta ja yhdenmukaisuutta prosessiin.

Tärkeä osa perehdyttämissuunnitelmaa on aktiivinen palautteen haku hoidettujen perehdytysten jälkeen, jotta päästään tarvittaessa muokkaamaan suunnitelmaa. Kerrasta valmista prosessia ei ole olemassa, vaan tämä vaatii jatkuvaa päivittämistä kokemusten pohjalta. Päivittämistä kuitenkin helpottaa se, että on olemassa kirjattu tapa, jonka mukaan on toimittu, jolloin kehityskohteiden hakeminen ei ole hakuammuntaa, eikä toivottavasti toisteta samoja virheitä moneen kertaan.

Työnkuva

Toinen vaihe ehdotustamme on työn- ja tehtävänkuvien mietintä ja mahdollinen selkeyttäminen. Alkuhaastattelussa esiin noussut ajatus siitä, että "kaikki osaisivat vähän kaikkea"- aiheuttaa eittämättä ison ongelman perehdyttämisen osalta.

Kaivattua tehokkuutta ja nopeutusta perehdyttämisprosessiin olisi mielestämme saavutettavissa työnkuvia rajaamalla. Kaisa Tainio-Keinonen sanoo blogitekstissään, että "hyvässä perehdytyksessä olisi tärkeää määrittää selkeästi työnkuva ja tavoitteet". Haastattelun perusteella saimme käsityksen, että rekrytoitavien henkilöiden työnopastus olisi monesti suhteellisen helppo toteuttaa heidän varsinaisen konkreettisen työnsä osalta, mutta haasteen siihen tuo työn luonteesta johtuva tarve tehdyn työn tarkasteluun ja raportointiin ulkopuolisille tahoille, sekä erilaisten lakien, säädösten ja käytäntöjen tuntemus.

Kannustaisimme vahvasti pohtimaan, että voisiko tehtäviä jakamalla saavuttaa lopulta lisää tehokkuutta työskentelyyn ylipäänsä sekä varsinkin keventää perehdyttämisprosessia. Olisiko mahdollista rakentaa työntekijäpolkua esimerkiksi niin, että aluksi uusi työntekijä keskittyisi vain käytännön työsuoritteen tekemiseen ja erikoisosaamista vaativat tehtävät olisi keskitetty tukitoiminnoissa työskenteleville henkilöille. Työsuhteen edetessä, jos henkilöllä on halua, niin häntä voisi mahdollisesti hiljalleen kouluttaa myös noihin erityisosaamista vaativiin tehtäviin, jolloin hän voisi mahdollisesti jossain vaiheessa siirtyä tarvittaessa tukitoimintojen pariin ja hänen korvausrekrytoinnissansa selvittäisiin taas helpommilla vaatimuksilla.

Headhunter

Kolmas ehdotuksemme on oikeastaan osittain vaihtoehto edelliselle. Jos yrityksessä halutaan säilyttää työnkuvat entisellään, niin yksi mahdollisuus olisi panostaa rekrytoinneissa suorahakuun.

Toimialalla on muitakin toimijoita, joilta löytyy varmasti osaavaa henkilökuntaa. Yritys voisi lähteä itse suorittamaan suorahakua alalla toimivista henkilöistä tai ulkoistaa tehtävän headhuntereille.

Tämä tulee mahdollisesti palkkakustannusten muodossa maksamaan hieman enemmän, kun joudutaan luultavasti kilpailemaan palkassa, mutta toisaalta säästää taas perehdyttämiskuluissa ja pystyy tuottavaan työhön nopeasti.

Palaute

Esittelimme ideamme toimeksiannon tehneelle henkilölle kohdeyrityksessä. Palaute oli hyvin positiivista.

Hänen kertomansa mukaan etenkin tuota työnkuvien selkeytystä ja rajausta on yrityksessä jo mietitty ja siihen tullaan varmasti perehtymään kunnolla lähitulevaisuudessa. Tämä koskee yrityksessä etenkin suorittavaa työtä tekeviä ryhmiä, joiden rekrytointi ja perehdyttäminen olisi huomattavasti helpompaa ilman nykyistä työhön liittyvää erityisosaamista. Erityisesti hän piti tuosta ajatuksestamme työntekijäpolusta, jonka voisi esittää henkilöille jo rekrytointi / perehdytysvaiheessa. Se auttaisi mahdollisesti myös työntekijöiden sitouttamisessa, kun heillä olisi selkeät suuntaviivat edetä halutessaan yrityksen sisällä vastuullisempiin tehtäviin.

Asiantuntijarooleissa toimiville henkilöille parhaiksi toimenpiteiksi hän koki tuon perehdytyssuunnitelman laatimisen ja kehittämisen, sekä suorahaun. Hänen omien sanojensa mukaisesti yritys on kasvussaan taitekohdassa, jossa tietty yrittäjämainen "kaikki tekee kaikkea" ajatus on väistymässä ja tilalle luodaan toistettavia prosesseja liiketoiminnan eri osiin. Yhtenä osana tätä he tulevat panostamaan tuohon perehdyttämissuunnitelman laatimiseen ja kehittämiseen.

Muutokset

Jatkossa yrityksessä tullaan kehittämään rekrytointiin ja perehdyttämiseen liittyvää prosessia. Tämän työn osana tulevat laatimaan perehdyttämissuunnitelman ja räätälöimään perehdyttämispaketit yleisimmin rekrytoitaviin tehtäviin. Perehdyttämissuunnitelmasta halutaan tehdä kaksisuuntainen ja vuorovaikutteinen niin, että työntekijän toivotaan haastavan yrityksen käytäntöjä ja toimintatapoja sekä hänen asioiden omaksumistaan tullaan seuraamaan ja testaamaan.

Yrityksessä tullaan vakavasti pohtimaan työnkuvien selkeyttämistä ja rajaamista etenkin suorittavan henkilöstöryhmän osalta. Tämä osaksi sen takia, että nykyisessä rakentamisen markkinassa he ovat todenneet rehdisti sen, että eivät pysty näiden työntekijäryhmien osalta kilpailemaan parhaista tekijöistä hinnalla uudisrakentamisen alaa vastaan, joten tehtävänkuvaa supistamalla ja helpottamalla siihen löytyisi mahdollisesti sopivaan hintaisia tekijöitä, jotka saisi nopeammin tuottavaan työhön.

Opitun reflektointi

Oli hienoa, kun tämän tehtävän kautta pääsimme kurkistamaan itsellemme vieraalla alalla toimivan yrityksen toimintaan ja kuulemaan sieltä ajatuksiaan henkilöstön rekrytointeihin ja perehdyttämiseen liittyen. Rakennusalan kuumentuneen markkinatilanteen aiheuttama kova kysyntä ja kilpailu työvoiman suhteen oli asia, jota emme olleet aikaisemmin hoksanneet edes miettiä. Meille kerrotun perusteella alalla on melko kova vaihtuvuus työvoimassa ja raha on melko ratkaisevassa roolissa jokaisessa vaihdoksessa. Työntekijöiden sitouttaminen muilla keinoilla, kuin rahalla tuntui ainakin nykyisessä markkinassa olevan melko haastavaa.

Pidimme perehdyttämistä jo ennestään asiana hyvin tärkeänä työnteon ja työhyvinvoinnin kannalta, mutta ryhmästämme löytyi hyvin vaihtelevia kokemuksia sen toteutumisesta käytännön työelämässä. Työssämme esitetty viiden askeleen menetelmä antaa mielestämme erittäin hyvän selkärangan perehdyttämissuunnitelman laatimiseen. Toivoisimme, että yrityksissä ruvettaisiin oikeasti vielä enemmän arvostamaan tätä prosessia, koska kuten todettu tällä on vahva vaikutus työhyvinvointiin, työntekijän sitouttamiseen, työnantajamielikuvaan ja henkilöstön osaamiseen.

Oli hienoa nähdä, että palautteen perusteella onnistuimme tunnistamaan yrityksessä olevia ongelmia ja laatimaan niihin käyttökelpoisia kehittämisideoita. Mielestämme löysimme hyvin etsimäämme tietopohjaan perustuvia ratkaisuja ja uskomme itse, että niistä voisi olla apua kohdeyrityksen tilanteessa.

Ajatusten ja kokemusten pallottelu ryhmän sisällä ja kohdeyrityksen henkilön kanssa antoi meille kaikille uutta tietoa ja uusia näkökulmia asiaan ja tämä oli varmasti työn hienoin anti.

Lähteet:

Eklund, A. (2020) Onnistunut perehdytys sitouttaa ja parantaa tuottavuutta - huolehdi 5 avainkohdasta https://brik.fi/brik-lehti/onnistunut-perehdytys-sitouttaa/ 

Finlex, Työturvallisuuslaki 738/2002  https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2002/20020738

SHRM Presentation by The Wynhurst Group (2007)

Tainio-Keinonen, K. (2020) Blogiteksti - vaikuttava perehdytys - tarkoitus, toteutustavat ja tulokset https://www.vuolearning.com/fi/blog/vaikuttava-perehdytys-tarkoitus-toteutustavat-ja-tulokset