Etäjohtaminen

Etäjohtamisessa on kyse yhteistyön mahdollistamisesta ja itseohjautuvuuden tukemisesta, todetaan Työturvallisuuskeskuksen julkaisussa etäjohtamisesta (Rauramo, 2018). Johtajan tehtävänä on siis tarjota mahdollisuuksia ja tukea, jotta työ etänä sujuu, sekä ratkoa mahdollisia ongelmia ja haasteita. Kun työntekijät työskentelevät etänä, esihenkilön haasteena on tunnistaa mahdolliset ongelmat, sillä aina työntekijät eivät osaa, halua tai jaksa niistä kertoa.

Vilkmanin mukaan (2016, s. 15) etäjohtaminen edellyttää hyviä taitoja niin ihmisten johtamisessa kuin teknologian hyödyntämisessä. Samat asiat eivät kuitenkaan toimi jokaisella työpaikalla, vaan eri yritysten, tiimien tai työryhmien on etsittävä ja löydettävä niille sopivat työskentelyn tavat. Tärkeää on, että asiasta keskustellaan ja pelisäännöt sovitaan yhteisesti.

Etäjohtamisen kulmakivet, Vilkman, 2016

Etäjohtaminen on koronapandemian takia ollut esillä voimakkaasti, mutta toki etänä on tehty töitä jo ennenkin. Erityisesti isoissa, kansainvälisissä firmoissa etätyöskentely ja etäjohtaminen ovat arkipäivää, ja niihin liittyviä käytäntöjä ja toimivia malleja on hiottu jo pitkään. Helsingin Sanomien artikkelissa mainitaan, että ennen pandemiaa Suomessa tehtiin etätöitä keskimäärin 0,9 päivää viikossa. Kun pandemia pakotti etätöihin monissa sellaisissakin firmoissa, joissa asiaa ei ole kokeiltu, onkin huomattu, että etätyössä on monia hyviä puolia. (Raeste, 2021)

Luottamus

Vilkmanin mukaan (2016, s. 26) suurin haaste etäjohtamisessa on luottamus. Tällä tarkoitetaan tietenkin työntekijän ja työnantajan tai esihenkilön luottamusta toisiinsa. Esihenkilön pitää luottaa siihen, että työntekijä tekee työnsä etänäkin, ja työntekijän taas on tunnettava luottamusta siihen, että häneen luotetaan ja että hän myös saa apua ja tukea työhönsä tarvittaessa.

Luottamus syntyy pikku hiljaa. Luottamuksen syntymisessä tärkeää on avoin ja runsas kommunikointi työntekijöiden ja esihenkilön välillä. Vilkman antaa esihenkilölle ohjeeksi (2016, s. 28) luottamuksen syntymiselle sen, että vain päättää luottaa. Jos ei ole mitään syytä epäluottamukseen, voi luottaa siihen, että jokainen tekee parhaansa.

Virtuaalisesti luottamuksen rakentaminen on joka tapauksessa vaikeampaa ja hitaampaa, kuin kasvokkain toimittaessa. Luottamuksen syntyminen ja tukeminen on paljolti viestintää, ja esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen julkaisussa (Rauramo, 2018) listatuista asioista suurin osa liittyy viestintään. Artikkelissa mainittuja, luottamusta edistäviä asioita ovat muun muassa sosiaalinen, vapaamuotoinen kommunikointi, innostuneisuuden esiin tuominen, viestintäteknologian hallitseminen, ennustettava viestintäkäyttäytyminen, viestinnän oikea-aikaisuus, positiivinen johtaminen ja rauhallinen suhtautuminen kriisitilanteisiin.

Yhteisöllisyys

Kun tehdään töitä etänä, on erityisen tärkeää vaalia yhteisöllisyyttä. Jos yhteisöllisyyden tunteesta ei pidetä huolta, se vaikuttaa tiimin tai ryhmän vuorovaikutukseen, mikä taas puolestaan vähentää lisää yhteisöllisyyttä. Kaikenlaiset vuorovaikutuksen muodot ja keinot siis kannattaa ottaa käyttöön, kun yhteisöllisyydestä pidetään huolta. (Vilkman, 2016, s. 41)

Omasta lähipiiristä hyvänä esimerkkinä yhteisöllisyyden ylläpidosta ovat puolisoni työpaikalla pidetyt etäkahvitunnit. Jokainen tiimissä työskenteli pitkään kotoa käsin, mutta joka aamupäivä porukka kokoontui Teams-linjoille kahvihetkeen ja juttelemaan kuulumisia.

Kuva: Avi Richards on Unsplash

Yhteydenpito

Etäjohtamisessa korostuu esimiehen tavoitettavuus, eli että työntekijät saavat helposti yhteyden esihenkilöön ja heillä on myös varmuus siitä, että tarvittaessa on helppoa ottaa yhteyttä. Tätä varten on tärkeää sanoittaa tavat ja vaikkapa ajat, jolloin esihenkilö on erityisesti työntekijöiden saatavilla, ja sopia myös yhteydenpidon tavat, joilla työhön liittyviä tilanteita yhdessä ratkotaan. (Vilkman 2016, s. 54)

Etäjohtajalle sosiaaliset taidot ja ihmisten ymmärtäminen on vielä tärkeämpää kuin lähijohtajalle. Läsnä etänä -kirjassa (Haapakoski ym., 2020, ss. 74-77) pohditaan etäjohtajan mahdollisuuksia tunnistaa työntekijöiden tyytymättömyys tai mahdolliset ongelmat silloinkin, kun kohdataan vain sovellusten kautta. Tärkeää on opetella tuntemaan työntekijänsä hyvin, ja tunnistaa esimerkiksi äänensävyistä, jos jokin on vialla. Kirjassa kannustetaan tarttumaan myös vaikeisiin aiheisiin virtuaalisin keinoin, vaikka se tuntuisikin aluksi hankalalta. Jollekin työntekijälle etänä voi olla helpompikin puhua mahdollisesta ongelmasta, ja joka tapauksessa johtajan tehtävänä on etsiä ratkaisuita haasteisiin, vaikka etätyössä ne voisi olla ehkä helppoa ohittaakin.

Onnistunut etäjohtaminen edellyttääkin ennen kaikkea kuuntelemisen taitoa. Sekä Vilkman (2016, s. 103) että Haapakoski ym. (2020, s. 93) painottavat kuuntelemista ja kannustavat opettelemaan parempaa kuuntelemisen taitoa. Se, että aidosti kuuntelee ja pyrkii ymmärtämään toisen viestin, antaa esihenkilölle paljon tietoa ja lisäksi lisää luottamusta ja työntekijän sitoutumista.

Itseohjautuvuus

Tärkeitä taitoja niin esihenkilölle kuin työntekijälle ovat itsensä johtamisen taidot. Puhutaan myös itseohjautuvuudesta, ja muun muassa Rauramo (2018) toteaa, että itseohjautuvuus tarkoittaa esimerkiksi oman työn aikatauluttamista, työtehtäviin liittyvien päätösten tekemistä ja ongelmanratkaisukykyä. Etätyöskentely antaa parhaassa tapauksessa mahdollisuuden rytmittää päivää oman mielen mukaisesti, valita taukojen paikat ja töiden järjestyksen niin, että ne sopivat parhaiten omaan työnteon tapaan, mutta toisaalta itsenäisyys voi aiheuttaa myös stressiä ja uupumista.

Etätyössä onkin tärkeää, että kaikilla on taitoa ohjata omaa työskentelyään, ja että esihenkilö tukee tätä. Työskentelyä ohjaavat yhteiset päämäärät ja visio lopputuloksesta, sekä riittävä kommunikointi etäjohtajan ja työntekijöiden välillä. (Vilkman, 2016, s. 124)

Läsnä etänä -kirjassa (Haapakoski ym., 2020, s. 105) kannustetaan tarjoamaan koulutusta itseohjautuvuudesta, sitä tarjoavat esimerkiksi monet työterveyden asiantuntijat. Itseohjautuvuutta voi siis opetella ja oppia, vaikkei siinä aluksi kovin hyvä olisikaan. Tärkeää tekemisessä on priorisointi ja suunnitelmien tekeminen, on päätettävä, mitkä työt ovat tärkeimpiä, ja koska ne tehdään. Olennaista on myös suunnitelmassa pysyminen.

Itse olen tehnyt lähes aina töitä hyvin itsenäisesti ja pääosin etänä. Itseohjautuvuudessa on edelleen paljon puutteita ja kehitettävää löytyy aina, mutta omien rutiinien tunnistaminen ja oman työpäivän löyhäkin suunnittelu auttavat pysymään olennaisessa. Toki kaikkihan me varmasti joskus päädymme puuhailemaan jotakin epäolennaista, kun pitäisi keskittyä johonkin ihan muuhun. Tärkeää on myös antaa itselleen lepotaukoja, ja jos työ ei jonain hetkenä suju, niin on sallittava itselleen myös ne huonommat hetket.

Työturvallisuus

Vaikka työntekijät tekevät töitään kuka missäkin etäpisteessä, on heidän työturvallisuudestaan huolehtiminen kuitenkin työnantajan vastuulla. Tässäkin on tärkeää viestintä ja avoimuus, eli että etäjohtaja jakaa tietoa organisaation periaatteista työsuojelussa, ja toisaalta pyrkii ratkomaan mahdollisia ristiriitoja tai kiusaamistilanteita. Ja toisaalta työntekijää velvoittavat yhteiset toimintaperiaatteet sekä työsuojelullisten näkökohtien noudattaminen asianmukaisesti. (Vilkman, 2016, s. 203)

Erityisen tärkeää työsuojelu- ja turvallisuusasioista viestiminen on uutta työntekijää perehdytettäessä (Rauramo, 2018). Työpaikan toimintatavat, käytössä olevat teknologiat, työntekijän oikeudet ja velvollisuudet, sekä saatavilla oleva apu ja yhteyshenkilöt ovat korostetun tärkeitä, kun uuteen työhön perehdytään etänä. Esihenkilön velvollisuus on myös huolehtia siitä, että uusi työntekijä pääsee mukaan yhteisöön, ja tuntee yhteenkuuluvuutta siinä.

Miten tulevaisuudessa

Tällä hetkellä monessa yrityksessä pohditaan työnteon tapoja, kun kansallinen etätyösuositus on poistunut. Moni työntekijä on huomannut viihtyvänsä etätöissä, ja työ on sujunut hyvin, vaikka toisaalta ihmisten tapaamistakin kaivataan. Monessa paikassa puhutaankin hybridimalleista, joita varmasti usealla työpaikalla otetaan käyttöön, eli etätyötä tullaan tekemään jatkossakin aiempaa enemmän, mutta välillä kokoonnutaan yhteisiin toimistopäiviin. (Närhi, 2021)

Etätyön tulevaisuutta pohditaan myös Työterveyslaitoksen Työtäpäivää-podcastin jaksossa Toimitilojen murros, jossa muun muassa Maaseudun Tulevaisuuden päätoimittaja Jouni Kemppainen jakaa kokemuksia etätyöstä ja sen johtamisesta. Kemppainen korostaa yhteistyötä työntekijöiden kanssa, jokainen saa päättää itse, kuinka paljon etätyötä tekee, vai tekeekö ollenkaan. Tulevaisuuden Kemppainen näkee alati muuttuvana, mutta että etätöiden pysyminen osana työn tekoa tulee varmasti pysymään, ja esimerkiksi Maaseudun Tulevaisuuden toimituksen tiloja remontoidaan juuri uusia tarpeita varten, ja ajatuksena on, että tulevaisuudessa yhteisiä tiloja tarvitaan entistä vähemmän. 

Lähteet

Haapakoski, K., Niemelä, A., Yrjölä, E. (2020) Läsnä etänä. Seitsemän oppituntia tulevaisuuden työelämästä. Alma Talent.

Hietanen, J. (juontaja) (2021) Toimitilojen murros, podcast Työtäpäivää. Työterveyslaitos  https://www.ttl.fi/podcastit/ 

Närhi, J. (2021) Moni suomalais­yritys palaa lomien jälkeen niin sanottuun hybridi­malliin, tällainen on Suomen työ­paikkojen tuleva arki - "Täydellisiin etätöihin suostutaan vain poikkeus­tapauksissa". Helsingin Sanomat https://www.hs.fi/talous/art-2000008140414.html 

Raeste, J-P. (2021) Suomessa halutaan pysyä etätöissä selvästi muita maita enemmän - Toimistotyö voi vähentyä ennakoitua enemmän, kysely kertoo. Helsingin Sanomat   https://www.hs.fi/talous/art-2000008202933.html 

Rauramo, P. (2018) Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä. Työterveyskeskus  https://ttk.fi/oppaat_ja_ohjeet/digijulkaisut/etajohtaminen_ja_virtuaalinen_vuorovaikutus_tyoyhteisossa 

Vilkman, U. (2016) Etäjohtaminen. Tulosta joustavalla työllä. Talentum Pro.